"To było dziwne, ale bardzo efektywne spotkanie."

Autorki:  Joanna Berendt oraz Kama Lachowicz.

Na najbliższe spotkanie zespołowe Marian przygotował punkty, które chciał omówić ze wszystkimi. Zależało mu jednak na współtworzeniu spotkania, więc wysłał do członków zespołu e-maila. Napisał o tym, że zaprasza do zastanowienia się, co ważnego ma się zdarzyć na spotkaniu, aby każdy uznał, że to spotkanie jest wartościowe. Potencjalni uczestnicy wypełnili ankietę. Odpowiedzi były różne: "ważne, by spotkanie było krótkie", "najlepiej, by go wcale nie było, bo tyle jest roboty", "by z góry ustalić czas i tematy", "nie wiem" itp.

Po tych odpowiedziach Marian wysłał do zespołu kolejną wiadomość, dziękując im za ankietę, za otwartość i odwagę w odpowiedziach. Dodał, że jemu zależy na tym, by na spotkaniu byli wszyscy, bo jest to czas wymiany i wspólnego planowania, a jednocześnie jeśli bycie na spotkaniu komuś znacząco utrudni harmonogram dnia, to jak najbardziej może wybrać niebycie. Jeśli wybierze niebycie na spotkaniu, to Marian poprosił, by dać znać czy są jakieś sprawy, prośby, tematy od tej osoby do całego zespołu.

Na spotkaniu pojawili się wszyscy. Niektórzy trochę zaniepokojeni zmianami w komunikacji Mariana, inni zaciekawieni. Gdy Marian zaczął spotkanie, od dwóch zdań jaki jest jego cel na to spotkanie i o to samo (też w formie dwóch zdań) poprosił innych obecnych.  Można było wyczuć nieco zmieszania w powietrzu. Jednocześnie zmieniło się coś jeszcze. Po dokładnie pięciu minutach spotkania wszyscy wiedzieli na czym komu zależy, w ciągu kolejnych trzech i pół minuty zespół ustalił finalny plan spotkania i ile czasu na jakie zagadnienie chce poświęcić.

"To było dziwne, ale przyznam, że bardzo efektywne." - powiedział Janek do Mariana po spotkaniu. A Kasia dodała: "I nie chodzi wcale o te cele i plan spotkania. Zupełnie inaczej z nami rozmawiałeś. Tak jakby nasze zdanie bardziej się teraz liczyło."

Marian się ucieszył. Jednocześnie chciał dowiedzieć się więcej. Zapytał Kasię, co konkretnie z tego, co zrobił, jej się podobało i w odpowiedzi usłyszał, iż "pomagała jej przestrzeń na wypowiedź, którą stworzył oraz pilnowanie, by wypowiedź trzymała się tematu. Jednocześnie to, co Marian mówił, także jak przerywał było zarówno skuteczne i w sumie miłe. Nie miało się poczucia oceniania." Te słowa ucieszyły Mariana. Zależało mu bowiem na otwartości i współpracy.

Zastanawiasz się, co Marian w komunikacji zmienił? Najważniejsze jest to, co dla każdego w zespole jest ważne. Nawet jeśli sprawy, na których nam zależy są rożne i na pierwszy rzut oka rozbieżne, to gdy wypowiemy je w zespole na głos, gdy usłyszymy się nawzajem, będziemy chcieli się wesprzeć w ich realizacji.

Wyobraź sobie, że Janek stoi na straży każdego deadline. I w końcu mówi na głos, jak ważne są dla niego: dotrzymywanie umów i efektywność.

Albo Kasia opowiadająca o tym, że ważna jest dla niej praca zespołowa, wsparcie, ponieważ jest nową osobą w dziale, mimo iż w firmie pracuje już 5 lat. Jej funkcja jest pomiędzy zespołami. Łączy kolejne części projektu i potrzebuje być widziana, że czeka, że ma dalej przesłać rozliczenia, że następny zespół bez jej wkładu nie ruszy.

Zespół Mariana, po raz pierwszy od jego powstania, rozmawiał o tym, co ważne. Jednocześnie przeznaczając na to o wiele mniej czasu niż na zwyczajowe spotkania.

Magia? Czary?

To coś prostszego. Ludzie chcą być wysłuchani. Doceniają, gdy inni mają ochotę z uważnością ich słuchać. Marian zaczął SŁUCHAĆ. Słuchać nie po to, by odpowiedzieć, lecz słuchać, by usłyszeć sedno. Gdy ofiarowujemy drugiej osobie wysłuchanie tego, co dla niej ważne z uważnością, otwartością, wcale to nie znaczy, że się zgadzamy z jej poglądem o danej sytuacji, z jej pomysłami na rozwiązania czy, że rezygnujemy z tego co dla nas ważne. Słuchając z uważnością chcemy dotrzeć do tego, co jest za słowami do uniwersalnych ludzkich potrzeb. Marshall Rosenberg, Twórca Porozumienia bez Przemocy powiedział:

„ZROZUMIEĆ POTRZEBY DRUGIEJ OSOBY NIE OZNACZA REZYGNACJI ZE SWOICH WŁASNYCH. OZNACZA NATOMIAST OKAZANIE DRUGIEJ OSOBIE, ŻE JESTEŚ ZAINTERESOWANY ZARÓWNO SWOIMI, JAK I JEJ POTRZEBAMI.”

Docieranie do potrzeb nie jest wcale zawsze łatwe. Będziemy o tym więcej pisać w kolejnych odcinkach przygód Mariana. To, co chcemy podkreślić, to nasze doświadczenie, że mając nazwane i wypowiedziane potrzeby poszczególnych członków zespołu możemy zacząć szukać rozwiązania, które uwzględni wszystkich, rozwiązania typu wygrany - wygrany. A to dzięki takiemu podejściu, w członkach zespołu buduje się bezpieczeństwo, zaufanie, poczucie, że ich głos ma znaczenie, co przekłada się i na motywację do pracy, otwartość na wyzwania jak i chęć "grania do wspólnej bramki".

Może teraz zastanawiasz się, czy samo słuchanie jest wystarczające albo jak docierać do potrzeb w naprawdę trudnych i konfliktowych sytuacjach? Krok po kroku będziemy to rozwijać. Wierzymy, że słuchanie z uważnością i szacunkiem (zarówno siebie - empatia dla siebie oraz innych - empatia dla innych) jest fundamentem budowania kontaktu. I o tym będzie już następnym razem.